por Malena Cuppari
El tiempo es uno de los bienes más preciados de la humanidad. Nunca tenemos suficiente, y nadie cree tener el tiempo que necesita para todas las cosas que tiene que hacer. Como si eso fuera poco, no existe formación académica que te enseñe a aprovechar tu tiempo. En ningún nivel de nuestra extensa escolarización cursamos una materia en la que podamos aprender herramientas que nos ayuden a no morir de estrés a la hora de equilibrar el trabajo, la familia, la vida social y nuestra salud mental. La modernidad presenta muchísimos desafíos en este sentido, sobre todo para las mujeres que, en la mayoría de los casos (al menos el 75%, según estadísticas), estamos a cargo de las tareas domésticas y del cuidado de niñxs o personas mayores.
La buena noticia es que las herramientas que no te enseñan, existen, y te permiten organizarte y mejorar un montón tu rendimiento y productividad para que al final del día llegues a hacer todas las cosas que tenés ganas de hacer. En este post, quiero hablarles de la que, a mi entender, es “la nave madre” de todas ellas: el calendario digital.
Se trata de una plataforma muy útil que te permite volcar un montón de información en un mismo lugar sobre cosas que tenés que recordar. No podés darle a tu cerebro la enorme tarea de acordarse de todo, no estamos programados para eso, no somos una computadora. En cambio, tu calendario digital sí está programado para brindarte toda la información que necesitás, en el momento preciso en que la necesitás. Entonces, ¿por qué sufrir y olvidar cosas, cuando podemos pedirle a nuestro celular que nos haga acordar de todo?
Seguramente muchxs de ustedes están pensando que ya usan un calendario digital y su vida no cambió ni un poco. Eso probablemente sea porque lo usan sólo como agenda, sin poner la app al servicio de ustedes, entonces desaprovechan la mayoría de sus funciones. Así que vamos por partes…
¿Por qué tiene que ser digital?
Obviamente que tiene que ser como ustedes quieran, pero la realidad es que tener un calendario digital que esté sincronizado con tu teléfono te da la certeza de que siempre vas a tenerlo a mano. Seamos sinceros: ¿cuántas veces por semana salís de tu casa sin el teléfono encima? Ninguna. Además, todo el tiempo surgen imponderables, y el calendario digital se puede editar de forma muy sencilla e incluir a otrxs participantes que necesiten saber de estos cambios.
Podés tener una agenda en papel, y está bien, no es excluyente del calendario, pero probablemente no la tengas siempre encima, o tengas que tachar o borrar bastante seguido, entre otras complicaciones que a veces puede generar el papel. Igualmente, si aún así, el papel te parece lo mejor, adelante. Te banco en esa.
¿Qué cosas tengo que volcar en mi calendario?
Lo ideal es que TODO vaya a tu calendario, de forma tal que tu cerebro no tenga la obligación de recordar nada. De esta forma, liberás espacio mental que generalmente está cargado con los recordatorios de todo lo que se tiene que hacer. Sé que la mayoría de las personas sólo agregan las reuniones que involucran a otrxs, y eso está muy bien. Pero les propongo que vayan un paso más allá y empiecen a sumar todo lo que tienen que hacer: trámites, llamadas, tareas del hogar, clases, turnos, todo. Incluso las cosas que tenemos que hacer para el trabajo.
Mucha gente trabaja con “to-do-list”, listas en las que se anotan todos los pendientes de ese día o semana. Pero lo cierto es que un pendiente suelto en una lista, es mucho más probable que se lleve a cabo si se le asigna un día y una hora específicos. Por ejemplo, si en mi to-do-list de esta semana tengo “planificar el contenido de septiembre para redes sociales”, es muy posible que lo termine procrastinando hasta que septiembre golpee mi puerta para decirme que llegó. En cambio, si lo vuelco en un evento en Calendar y le asigno dos horas de un día específico de la semana, va a ser mucho más difícil “patearlo” para más adelante.
¿Cómo organizo toda esa información en mi calendario?
Hay miles de formas para hacerlo según el calendario que uses. Yo uso Google Calendar (qué sorpresa) y lo recomiendo muchísimo, no sólo porque es el que usan la mayoría de lxs mortales, sino también porque es el mejor. Las opciones que ofrece son infinitas y se sincroniza perfecto con otras plataformas y aplicaciones.
Lo que me sirvió mucho es tener varios calendarios y que cada uno esté destinado a una clasificación específica. Por ejemplo:
– Calendario personal: acá vuelco todas las cosas que tienen que ver con temas de mi vida personal: turnos médicos, calendario de vacunas de mis mascotas, recordatorios de vencimientos, fechas en las que hay descuentos grandes en el supermercado (sí, anoto todo a este nivel), compromisos sociales y familiares (por el momento virtuales), cumpleaños, aniversarios, eventos y viajes (en otra vida).
– Calendario del equipo mercuriano: En Mercurias MKT tenemos un calendario que compartimos con todo el equipo en el que ponemos todas las calls de trabajo que tenemos (internas o con clientes), y los días o franjas horarias en las que por cualquier motivo no estamos disponibles (pueden ser por vacaciones, enfermedad o algún tema personal). Al trabajar de forma 100% remota, esto nos permite prever en el caso de no poder contar con alguien. Para fechas de entrega de trabajo usamos Trello, pero ese es otro post (que ya llegará).
– Tareas: Este es el calendario en el que le asigno fecha y hora a cada ítem de mi lista de pendientes. Todas las tareas que tengo en mi to-do-list las paso al Calendar. Esto me ayuda a comprometerme y enfocarme en liquidarla sin distracciones.
– Calendario de efemérides: Acá van todas las festividades argentinas, es un calendario que podés agregar desde la configuración y lo arma Google automáticamente.
Estos son los 4 calendarios que utilizo actualmente. Como ven, es bastante simple, pero me salva la vida. El hecho de poder compartir calendarios con otras personas está buenísimo porque podés mantener al tanto a la gente de todo. Por ejemplo, hay personas que tienen un calendario específico de viajes y lo comparten con su familia o amigxs para que sepan cuándo no están en su casa y puedan prever si necesitan algo. También se pueden armar calendarios familiares compartido con todxs lxs integrantes en el que se compartan los eventos y fechas importantes de cada unx (exámenes, actos escolares, turnos médicos, cumpleaños, viajes de trabajo, vacaciones, etc).
Aprovechá los colores
Cada calendario tiene su propia configuración: podés ponerle nombre, colaboradores, zona horaria, y lo más importante: color. Puede parecer algo tonto, pero el color es lo primero que vas a ver cuando abras tu calendario, y te va a permitir darte cuenta rápidamente qué tipo de compromisos tenés ese día y/o esa semana con sólo mirarlo por un segundo, y contando además de que ya vas a tener toda esa información perfectamente segmentada. Esto es lo que veo yo cuando abro mi calendario:
Configuración de eventos
Google Calendar te da infinitas posibilidades a la hora de configurar tus compromisos. Podés hacer eventos únicos o que se repitan a lo largo del año o de un período preciso (incluso a lo largo de toda tu vida). La repetición es absolutamente customizable. Podés invitar personas y que les llegue al mail, podés poner una dirección y que se linkee con Google Maps, o también podés agregar un link de Google Meet que se vincule directamente con esa reunión. También tenés espacio para redactar un temario o adjuntar archivos que verán todxs lxs participantes.
Les recomiendo que antes de ponerse a configurar sus calendarios, miren algún tutorial en Youtube, como por ejemplo, este. No porque sea difícil (de hecho, todo este post es para decir que es super fácil), sino que porque los va a ayudar a entender bien todas las posibilidades que tienen y seguramente les ahorre bastante tiempo de investigación.
Usar calendarios digitales para organizarte es clave porque te brinda un registro claro de tu tiempo y te ayuda a entender cómo lo invertís. Muchas veces damos por sentado este bien tan preciado y no lo valoramos lo suficiente, ni el nuestro ni el de lxs demás. Está bueno hacer el ejercicio de mirar tu semana y preguntarte si estás a gusto con todos los compromisos que tenés y con la cantidad de tiempo que le dedicas a cada uno de ellos, ¿todo lo que hacés vale la pena? ¿Podrías hacer algún cambio en tu rutina que te haga más feliz?
Esto no es una competencia para ver quién hace más, la productividad no es hacer mucho, sino hacer mejor. Pero en tiempos en los que siempre estamos llegando tarde (incluso a reuniones virtuales), un poquito de calma y conciencia no vienen mal para poder priorizar y entender cuánto vale nuestro tiempo y a qué o a quién se lo estamos dedicando.