por Malena Cuppari

El tiempo es uno de los bienes más preciados que tenemos porque cada segundo que pasa es único e irrecuperable. Este concepto en ocasiones nos llena de ansiedad y nos obsesionamos con la idea de aprovecharlo al máximo. Pero hay que tener cuidado, porque ser más productivo por el simple hecho de hacer más cosas no tiene mucho sentido. Usar el tiempo a nuestro favor es posible y nos puede ayudar a aumentar nuestra calidad de vida, siempre y cuando tengamos en cuenta que la verdadera productividad no se trata de hacer más, si no de hacer mejor.

Confieso que durante varios años estuve totalmente obsesionada y alienada por el concepto de productividad en términos absolutamente capitalistas. La verdad es que no me hizo bien, pero tuve que pasar por esa etapa para darme cuenta del tipo de vida que quería tener.

Ya conté muchas veces en este espacio que no soy una persona organizada por naturaleza, pero el hecho de tener dos trabajos y una vida social muy agitada me hizo darme cuenta de que no había forma de hacer todo lo que quería si no me ponía las pilas. Y ahí fue cuando empecé a leer y a consumir mucho contenido sobre manejo del tiempo, productividad y organización. Increíblemente, la temática me apasionó enseguida y comencé a probar todas las herramientas con las que me cruzaba.

Y así llegué al punto opuesto a la desorganización: mi vida estaba llena de rituales y estructuras super rígidas que me consumían muchísima energía y no me hacían feliz para nada, a pesar de que llegaba a hacer todo lo que proponía (sin prestarle atención a cómo me sentía, claro). Cuando llegó la pandemia, tuve que adaptar toda esa estructura a un modo de vida totalmente diferente. Al principio, no me permitía cambiar la estrategia, me seguía levantando tempranísimo, teniendo una rutina matutina casi cronometrada. Era sencillamente agotador.

Tardé un tiempo en darme cuenta de que ese estilo de vida me permitía trabajar un montón y hacer muchas cosas, pero sin disfrutar nada. Estaba muy concentrada en ser productiva y para nada en ser feliz. Cuando mi cabeza logró hacer el clic, me dí cuenta que la productividad que me vendían las youtubers que seguía no tenía sentido, porque nadie hablaba de aprovechar el tiempo para disfrutar, sino que todo el foco estaba puesto en aumentar la fuerza de trabajo.

Tuve que deconstruir todo lo aprendido y empezar a ver cómo podía hacer para aplicar esas mismas herramientas -aprendidas para trabajar- a vivir mejor y más feliz, en lugar de usarlas para hacer cada vez más cosas. No fue sencillo, pero luego de casi un año de prueba y error estoy lista para contarles sobre el kit de herramientas que me armé para trabajar más feliz y lograr un equilibrio entre universo profesional y personal:

Agenda o Calendario digital: Escribí un artículo específico sobre el hecho de que usar un calendario digital me cambió la vida, así que supongo que a nadie le sorprende que esta sea una de las herramientas principales de mi kit. Dominar esta herramienta fue la piedra angular para una vida organizada. Como les dije antes, yo no soy una persona organizada por naturaleza, suelo olvidarme de todo y hasta ser muy impuntual. El calendario digital me dio un montón de beneficios: en primer lugar, su uso como agenda, porque le vuelco todos los eventos de mi vida laboral y personal que requieren estar física o virtualmente en un determinado lugar, o que involucran a terceros. Desde ya que esto puede lograrse con la vieja y querida agenda en papel, pero el digital tiene algunas características que a mí me resultan más cómodas.

Yo uso Google Calendar que me permite tenerlo sincronizado en mi computadora y en mi celular, entonces lo tengo siempre conmigo. Hoy en día los eventos son en su gran mayoría virtuales, y Calendar me permite vincular cada cita con el link de la plataforma por la que va a suceder el evento. También le envía invitaciones al resto de los participantes involucrados y éstos pueden confirmar asistencia o rechazar la invitación.

Además, el calendario digital te permite hacer y deshacer de forma rápida y prolija. De todas formas, si lo tuyo es el papel, seguí con la agenda sin dudarlo. Lo importante es que te comprometas a agendar todos tus eventos en la plataforma que definas, que puedas confiar 100% en ella, y que no aceptes compromisos sin antes chequearla. Esto va a generar que puedas descansar en lo que dice tu agenda y no tengas que dedicar espacio mental en acordarte de todo, porque te estresas. Tenés que lograr que todo esté en un solo lugar, desde turnos con el médico y cumpleaños hasta reuniones con clientes o equipo.

Lista de pendientes: Esta herramienta sería la otra muleta de la memoria. Tal como su nombre lo indica, consiste en bajar a un espacio físico o virtual todas las cosas que tenés que hacer. Y así como para agenda prefiero digital, acá me inclino por el papel. En mi caso, uso un Bullet Journal, una técnica a la que también le dediqué un artículo completo en este mismo blog. Lo que hago es dividir mi #bujo por semana, pero sin incluir los findes porque sólo trabajo de lunes a viernes. De forma semanal -en general, los domingos-, dedico 30 minutos a volcar todas las tareas que tengo que hacer, asignándoles un día determinado a cada una. A medida que pasan los días y me van surgiendo nuevas tareas, las voy agregando al #bujo. Igual que con la agenda, anoto absolutamente todo lo que tengo que hacer. No le confío nada a mi memoria porque ya sé que puede fallar y, además, pocas cosas en esta vida son más placenteras que agregar un tilde a la tarea realizada. Por supuesto que muchas veces surgen imprevistos, y tengo que correr las tareas para otro día o eliminarlas de la lista. Las planificaciones nunca son perfectas, pero al menos permiten tener una visibilidad de lo que va a pasar en la semana.

La agenda y la lista de pendientes son los pilares de una vida organizada, independientemente de la forma que elijas darle(s). Estos deberían ser tus dos aliados principales y, a mi entender, indispensables en la cruzada por una vida productiva y feliz. Lo que viene a continuación son extras que está bueno ir agregando a medida que te vayas sintiendo más cómodx en la rutina.

Falsas urgencias: A la hora de poner foco en el trabajo y realizar nuestras tareas a conciencia, es muy importante que aprendamos a distinguir lo importante de lo urgente. Muchas veces nos dejamos llevar por la ansiedad de otres y terminamos interrumpiendo nuestras propias prioridades, poniendo en riesgo deadlines comprometidos sólo porque aparecen imprevistos de externos que nos demandan atención inmediata sin una razón específica. ¿Cuántas veces te pasó que estabas trabajando en algo importante, y de repente te llegó un mail o un mensaje de tu jefe/cliente pidiendo otra cosa, y automáticamente abandonaste lo que estabas haciendo para cumplir con esa demanda externa?

Este tipo de prácticas atentan contra nuestro foco de atención, nos desvían de nuestros objetivos y, la gran mayoría de las veces, nos hacen incumplir otras obligaciones. Esto no implica que las demandas ajenas no sean importantes, probablemente lo sean, pero importante no es lo mismo que urgente.

Solía trabajar con un jefe super desordenado y desorganizado. Todo el tiempo surgían imprevistos de todo tipo que, según él, debían ser resueltos “para ayer”. Una vez, contratamos una agencia de marketing para que nos ayuden con una venta de cursos, y arrastramos a la agencia a esta dinámica porque no sabíamos trabajar de otra manera. Cada dos por tres llamábamos al ejecutivo de cuentas para pedirle una de nuestras “urgencias” y, en uno de estos llamados, el muchacho ya harto de mi insistencia con algo que no tenía sentido, me dijo: “lo que pasa es que para ustedes todo es urgente, y cuando todo es urgente, nada es urgente”. Y ahí entendí todo.

Lo que les recomiendo que hagan cuando algo así sucede, es pensar con claridad cuáles serán las consecuencias de no atender ese imprevisto inmediatamente. Tómense 5 minutos para pensarlo. Si se dan cuenta de que nadie va a morir, explíquenle a la persona que demanda que atender ese tema, en ese instante, los va a hacer retrasar otros deadlines, pero que pueden ocuparse sin problema en otro día o momento. Lo que puede pasar es que, al principio, esto les traiga algunos problemas, porque el resto de las personas pueden pensar que se van a olvidar de su preciada exigencia, pero una vez que empiecen a cumplir sus promesas, van a generar confianza y esa tensión irá disminuyendo.

Decile no al multitasking: Está comprobado científicamente que el cerebro y la mente no están diseñados para hacer más de una tarea al mismo tiempo. Si bien muchos psicólogos y neurocientíficos dedicaron años de sus vidas a este estudio, vos podés comprobarlo muy fácilmente por tus propios medios. Intentá realizar una tarea con el mayor foco posible, terminarla y empezar otra. Luego, intentá realizar dos tareas al mismo tiempo intercaladamente, y evaluá cuál de los dos métodos te funcionó mejor.

Intentar romper con el multitasking no sólo es necesario por el hecho de que hacemos más cuando estamos enfocados, sino también porque nos permite empezar y terminar tareas en un mismo día, y cada vez que completamos una tarea, por mínima que sea, nuestro cerebro genera dopamina y eso nos pone de buen humor. Qué importante es trabajar de buen humor, ¿no?

Sé que es difícil sacarse este chip porque durante décadas el multitasking fue considerado una virtud. A muchas mujeres nos felicitaron por tener esta “habilidad” desarrollada al máximo, por tener que ocuparnos de las tareas domésticas y del trabajo al mismo tiempo. Si bien esto sigue siendo así, no significa que esté bien. Realizar varias tareas al mismo tiempo nos llena de ansiedad y nos impide concentrarnos y disfrutar de lo que estamos haciendo.

Técnica Pomodoro: La última herramienta del kit es la vieja y querida técnica del tomate. Es una forma MUY SIMPLE de trabajar más concentrades y administrar mejor el tiempo. Fue inventada por el italiano Francesco Cirillo en los ‘80 para aumentar su productividad mientras estudiaba en la universidad, y consiste en:

• Elegí la tarea en la que necesitás concentrarte. Puede ser algo que requiera un esfuerzo intelectual como redactar un posteo, un artículo o armar un presupuesto; o bien puede ser algo mecánico, como ingresar datos a una planilla de Excel o armar packagings.
• Programá intervalos de 25 minutos en los que vas a trabajar sin ningún tipo de distracción. A este intervalo le vamos a llamar Pomodoro. La técnica en su versión original propone hacerlo de forma analógica con un temporizador de cocina (y a eso le debe su nombre), pero también hay apps como Pomodoro Timer. Igual, ojo con esto: yo creo que hay mucha belleza en setear un temporizador analógico (me pasa lo mismo con el despertador) y sale dos mangos. Con la app, corrés el riesgo de distraerte si sos adictx al celu como yo.
• Una vez que terminás esos 25 minutos, descansás 5. Es muy importante que no te saltees este paso, aunque estés super concentradx. El cerebro humano no tiene capacidad para estar 100% concentrado más de 25 minutos, así que date un respiro.
• Cuando termines un ciclo de 4 pomodoros, vas a hacer un descanso más largo. Vos decidís de cuánto, mi recomendación es entre 20 o 30 minutos (basada en mi experiencia personal).
• La técnica también propone que hagas una checklist a medida que completás cada pomodoro, y uno con cada ciclo de 4. Esto está bueno porque vas a poder ir midiendo cuánto tiempo te lleva hacer cada tarea y, a medida que tachás, sentís la satisfacción de haberlas completado.

Hasta acá mi kit de herramientas incial para trabajar más feliz. Espero que puedas probarlas, adaptarlas, sumar nuevas y contarle a tus amigues para que también hagan su experiencia. Este camino es diferente para todes, hagamos el esfuerzo de intentar mejorar nuestra calidad de vida, sin importar lo que eso signifique para cada une.